Alentando A Las Oportunidades y La Acción En Un Espacio De Trabajo Remoto
Tengo este problema en el trabajo con el cual quizás me puedas ayudar. Si eres un desarrollador con facilidad para las palabras, entonces definitivamente puedes ayudarme; estoy teniendo un gran problema haciendo que las personas escriban, o si accedan a hacerlo, que lo hagan en tiempo y forma para que mi jefe deje de contar cuántos artículos he traído a ser publicados. En la hoja de cálculo, las aproximadas 33 filas de artículos prometidos en segundo plano no cuentan. Y mientras que la matiz de mi situación son únicas (intentar que la gente quiera dedicar tiempo y pensamiento a producir un intenso artículo interesante y por lo general, intenso de unas 2,500 palabras que además es gratis), el problema debe ser global: ¿Cómo hace uno mismo para inspirar acción y oportunidades en personas de las cuales dependes y con las que trabajas?
¿Cómo hace uno mismo para inspirar acción y oportunidades en personas de las cuales dependes y con las que trabajas?
Mi trabajo, con justa razón, depende de encontrar la respuesta correcta, y así comenzar con mi misión de encontrar alguna receta mágica social que incluso a un introvertido con aversión a tomar a alguien de la mano le hagan querer cocinar junto a alguien. (Spoiler: La tengo de hecho, o algo así, es un cocktail de bar, un poco diferente cada vez).
Para comenzar mi viaje, como cualquier buen amante tecno de la generación de los 80, comencé en internet. Por desgracia, mis intentos en Google no me dieron resultado; mucho de lo que encontré sobre sociabilización dentro de la oficina era desde el punto de vista de la gestión. De todos modos, algo de ello puede ser aplicable:
- ¡Proveer reconocimiento en público para que se puedan sentir bien!
- Ofrecer incentivos o comisiones por buen trabajo.
- Conocerlos a través de interacciones casuales, como una salida de café o fiesta empresarial.
- Inspirar al hacer cosas; tendrán con más ganas de trabajar tan duro como tu.
- Sé positivo, servicial, e intenta estar disponible.
Todo esto me lleva un tiempo atrás a mis clases en la facultad sobre comunicación de negocios, pero muchas de esas sugerencias no funcionan con las ediciones técnicas de Toptal por dos razones fundamentales:
- Las personas escribiendo para el blog no son empleados, son voluntarios, y en el caso de artículos escritos por invitados, ni siquiera están usando la plataforma de Toptal.
- Además de las ventajas obvias de exposición a través de un post de blog (reconocimiento público, listo) y el valor de la experiencia misma (la cual es súper subjetiva y no una gran ventaja), tengo dificultad para acelerar el proceso. Pensarás que la exposición sería incentivo suficiente; tenemos cientos de miles de subscriptores (incluyendo muchos clientes de Toptal y líderes de opinión a lo largo de la industria tecnológica), y Toptalers que publican en el blog de ingeniería son frecuentemente requeridos por nombre.
Encima de todo, la naturaleza remota de mi trabajo significa que realmente no tengo la oportunidad de sociabilizar fuera de:
“Oh, hola, ¿cómo viene ese artículo?”
y,
“Ey, mira esta foto de mi gato. Es como si dijera, ‘¡ponte a trabajar!’, y tengo tres. ¿Podemos poner el proyecto de tutorial en Github?”
Honestamente, me siento culpable cuando las conversaciones se van al tema laboral actual, como si esquivase mis tareas, pero la sociabilización es importante para construir una buena relación, y una buena relación hace que las personas hagan cosas buenas por ti. (¡Internet me lo dijo!) Así que, si te envío fotos de mis gatos, esa soy yo intentando ser sociable.
La siguiente clave para buenas interacciones de oficina, “inspirar al hacer”, bueno, eso es algo que puedo hacer, más o menos. Al hacer que un artículo suceda hay muchas cosas sucediendo detrás de escena que no se le adjudica al autor; escribir un brief de diseño por el arte, jugar con palabras claves de SEO, asegurarse que el artículo no tenga muchos links pero al mismo tiempo que tenga los suficientes, elegir contenido que sea tweeteable y dar por seguro que tenga la cantidad correcta de caracteres, coorddinar con el equipo de arte para tener los gráficos necesarios a tiempo, coordinar con el editor de texto, chequear dos veces el código y links, formato y presentación, hacer que el “discurso” para el newsletter se apruebe, que los tweets se aprueben, que el newsletter esté listo para ser enviado…Seguramente me estoy olvidando de unos cuantos mas.
El punto es, pasan muchas cosas fuera de la esfera de conocimiento del autor, pero solo puedo decirte que estoy trabajando duro al responder tan rápido pueda a cualquier consulta, comentarios o ediciones.
Así que, sí, la primer ronda de Google-fu fue un fracaso. La segunda búsqueda, más centrada en colegas de trabajo para reflejar la relación con mis autores, arrojó como resultado un pequeño artículo de Forbes por Jacquelyn Smith titulado ‘10 Maneras Para Hacer Que Tus Colegas Trabajen Mejor Contigo’. Lo que saqué de ahí fue esto:
- Pide consejos.
- Comunícate directamente [con tus colegas].
- Entérate de cuáles son sus dificultades y obstáculos.
Sólido, pero un poco ambiguo. Por eso fui a todo o nada y busqué en Google “cómo obtener lo que quieres” (porque todo lo que realmente quiero es mi cheque para que pueda justificar la compra de comida para gato sin granos)… El primer resultado fue otro de Forbes listando Seis formas de obtener lo que quiero…lo que saqué de ahí fue:
- Pregunta, sé específico.
- Deja de disculparte (lo tomé como que no sea pesarosa; sí, están haciendo esto gratis, pero también obtienen mucho de hacerlo).
- Sé persistente.
Más rápido que un gato intentando atrapar un puntero láser en una pared, me di cuenta que “preguntar” era un común denominador; continuaba siendo un tema en mi investigación. Una y otra vez, todo en mi lectura y búsquedas de Google, el éxito apuntaba a una cosa: comunicación.
Comunicación
Comunicación, pero no cualquier tipo de comunicación, tiene que ser efectiva, positiva, explícita. He aquí la bala mágica, la cual es más un revólver mágico que otra cosa porque hay muchas balas diferentes en la recámara de la “comunicación armada” para que el trabajo se realice. Muchos de los consejos que encontré conducen desde cómo emplear comunicación efectiva en un espacio de trabajo tradicional, así que si has picado demasiado el tema, mucho de ello se verá familiar.
Pequeño vistazo a los elementos de la comunicación efectivo.
La Comunicación Explícita Es Clave
Todo lo implícito es dejado a la interpretación, y las interpretaciones suelen estar equivocadas la mayor parte del tiempo. Seguro, la confusión aún sucede con comunicación explícita, pero ser conscientemente explícito disminuye las chances de frustraciones de las malas comunicaciones. Si vas a hablarle a alguien el Miércoles de la próxima semana y les envías un email para recordarles el Viernes anterior…
No digas:
”¡Hola, espero con ansias verte el Miércoles!”
Sé específico, di lo siguiente:
”¡Hola!, espero con ansias verte el próximo Miércoles (30/3). 2:15 EST, ¿verdad?”
Esto es incluso más importante cuando estás trabajando con gente de diferentes husos horarios. ¿Ves como lo hice una pregunta? Esto hace que ambos chequeen dos veces sus conversiones de husos horarios y respondan de forma afirmativa, lo cual significa que es más probable que se les peguen en el cerebro y lo recuerden.
Define Entregables Y Expectativas Claras
Asegúrate de que todos están en la misma página lo más temprano posible y a través del proceso. Cuando no puedes pasar el tiempo hablando de cosas sin importancia mientras haces uso de la máquina de palomitas en la oficina, puedes perder muchas oportunidades de descubrir banderas de precaución de que algo ha sido malentendido sobre algún proyecto.
Pon lo que se necesita y lo que se ha acordado por escrito, preferentemente de forma breve. Las viñetas son digeribles, recordadas con facilidad y referenciadas. En mi caso, la edición técnica se ve así:
- Debe tener 2,500 palabras de contenido válido (técnicas de espaciado de facultad no son bienvenidas)
- No demasiados links (o se convierte en spam)
- No puede ser locamente promocional para el autor
- Código de ejemplo debe ser recopilado
- Si es un tutorial, ponlo en GitHub
Reportate Casualmente
Para asegurarse de que estas experiencias compartidas se mantengan, reportate, y hazlo tan a menudo sea necesario para obtener una respuesta o confirmación. No dejes que un email sin responder sea una excusa para no saber el progreso de alguien, especialmente cuando dependes de ellos. Háblales de nuevo y menciona qué parte de su trabajo estás esperando. Dicho eso, se amable y no acuses. Hazlo en una pregunta en vez de una declaración; una consulta rápida los invita a relevar cualquier dificultad que estén teniendo y te da la oportunidad para que ambos se preparen a solucionarlo juntos y Sé interactivo (una parte de la magia que explicaré después).
Di lo siguiente:
“¡Ey! ¿Cuál es el estado de x? Estoy intentando pensar en una línea de tiempo para tener y listo”
Y no digas:
“Aún estoy esperando por x para hacer y.”
Para todos los programadores, consideren estas como “stand-ups”, una recapitulación para asegurarnos de que todos están aún vivos y pueden dar una actualización de su progreso.
Importante: Esto va para ambos lados. Si sabes que no vas a poder llegar a una fecha límite de entrega, se honesto y abierto sobre eso tan pronto sea posible; te sorprenderías quién ofrece una idea para ayudar.
Pon Fechas de Entrega y Metas
Las fechas de entrega, si bien son odiadas por todos, son raramente perjudiciales para la productividad, especialmente si permites un poco de flexibilidad para “aquellos que suelen tener problemas con fechas de entrega esperada” (como en su trabajo de día, en el caso de mis autores).
Así que habla inmediatamente sobre fechas de entrega, aunque parezca algo rígido y autoritario. Esta es un área que activamente he trabajado para mejorar desde que comencé con este artículo, y he tenido resultados decentes. No puedo esperar que mis autores sientan alguna urgencia si no menciono mi calendario y cualquier expectativa desde arriba, y no puedes esperar que tus colegas mágicamente sepan tampoco. No te pongas nervioso y te enojes por eso, pero asegúrate de mencionar bajo qué limitaciones estás trabajando, todos las tenemos, y tus colegas comprenderán.
Dicho eso, ten cuidado de imponer esto. Es fácil hablar de líneas de tiempo cuando estás lidiando con lo desconocido, con un sospechoso holgazán, o alguien súper profesional, pero asegúrate de claramente cubrir fechas de entrega o metas, aunque sea el gung-ho de alguien y prometan una entrega en un corto plazo.
No sólo digas:
“¡Eso es genial! :)”
y espera (por lo general para decepcionarte).
Sí pon una fecha de entrega explícita:
“¡Eso sería genial! Convengamos tener un boceto en cinco días…¿qué te parece al mediodía el próximo Martes?”
Celebra Metas Cumplidas
A las personas les gusta ver su progreso. Por esto las encuestas que tienen un rastreador al pie de la página diciéndote cuánto más falta. Es el núcleo del diseño del juego, la razón por la cual tenemos ‘niveles’ como mapas didácticos o estatus de personajes. Es la razón por la cual las personas aman los pines de logros. Haz uso de este aspecto humano internacional.
Deja que tus colegas sepan cuando un nivel se ha completado, lo que viene después, y lo que falta hacer.
Di lo siguiente
“Cuando le des OK a este montón de cambios, le enviaré esto a nuestro editor de contenido y haremos una revisión más sobre sus sugerencias. Luego, voy a toquetear el formato y SEO, ¡y ya estaremos listos! Espero tenerlo publicado para…”
Intenta Estar Disponible, Cercano; No Seas Abusivo
Es bueno responder tan rápido puedas a cualquier consulta o pedidos de revisión, pero tu tiempo también es importante. Si algo tiene que esperar un día, está bien decirlo.
Esto resulta en un par de cosas para ti:
- Le recuerda a quien sea que te esté enviando un email que mientras que eso es un esfuerzo conjunto, así como ellos también tienen sus cosas que hacer, tu también las tienes.
- Los empuja a redactar un email bien pensado para tu atención limitada (en vez de seis emails consecutivos con “oh, y x”).
- Te ayuda a no interrumpir tu ciclo de trabajo cada quince minutos para responder emails (y subsecuentemente volverte loco).
Dicho esto, si obtienes algo que se siente como una “pregunta estúpida” o una pregunta que ya has respondido mil veces, la respuesta errónea en este caso sería no responder.
La respuesta que es absolutamente mala es el silencio.
No Te Quedes En Silencio
El silencio es la respuesta errónea que obtiene su propio subtítulo. El silencio trae dudas, las dudas traen confusión, la confusión lleva a estar a la defensiva, y eso lleva al resentimiento. En el peor caso, sentirán que tu piensas que ellos están por debajo tuyo o que no son dignos de tu tiempo. O quizás, tomarán tu silencio como permiso para hacer lo que quieran, y así es como las compañías terminan con invenciones de R&D como un acariciador de gatos automatico. No sigas por ese camino.
Si te han preguntado algo que va a tomar un par de días de responder, dilo. Alivia sus mentes; sí, tienes su email y sí, le estás dedicando tiempo. Si alguna vez implementaste el silencio para ignorar a alguien debido a una pregunta “estúpida” o “complicada”, eres una mala, muy mala persona.
Ahora que hemos establecido el silencio como la peor respuesta de todas, no te sientas mal empleando tácticas culposas anti-silencio en los que no responden. Incluso puedes usar, oh, sonrisas.
”Ey, aún no recibo respuesta al último mail que envié. :c ¿Recibiste mi pregunta sobre xyz? ¿Qué opinas?”
Porque el silencio es tan malvado, su oscuridad se expande a través de muchas culturas, muchas personas se sienten empujadas a justificar su delincuencia, y cualquier respuesta significa que puedes practicar “Ser Interactivo” (ver más abajo)…considerando que ya le diste más de cinco minutos para responder a tu email, claro está. En serio, espera al menos un día entero de trabajo. Todos conocemos a alguien a lo que esto aplica. Por favor, no me envíes tres emails en dos horas con una expectativa de que responda enseguida a menos que el servidor esté en llamas y yo sea la única con un extinguidor. En ese caso, probablemente esté bien contactarme.
Sé Interactivo
Cuando obtienes una actualización de estado poco estelar (“Hola, mis hijos tienen gripe, no voy a poder terminar el artículo en otra semana más”), en vez de reconocerlo, toma la oportunidad para ofrecer ayuda (si es realista ayudarles) o construye una buena relación emocional (a veces, todo lo que necesitas es una foto de un adorable gatito). Dales una respuesta a la que puedan responder, ellos apreciarán la cortesía.
No digas:
”Oh, OK. Envíamelo cuando puedas.”
En cambio, di lo siguiente:
”Oh no, ¡espero que se sientan mejor! Mis hijos tuvieron gripe el mes pasado, los gérmenes de los niños son los peores.”
Poniendo atención a mi propia situación, si un autor (o autor potencial) tiene un borrador parcial, prototipo o bosquejo, pregunta si puedes darle un vistazo y quizás ayudarles en una sesión de brainstorm.
Mejor aún, di:
“Ugh, no te enfermes mientras cuidas de tus hijos. ¿Puedo leer lo que tienes hasta ahora para ayudarte para cuando puedas seguir trabajando en ello?”
Esto puede ir de varias formas, por ejemplo “bueno, dame otro día”, y después se esforzarán para escribir algo que consideren presentable; pueden agradecer tu percepción y emocionarse productivamente al tener colaboración, o te dejarán de lado (normalmente a través del silencio). Incluso si rechazan la oferta, recordarán que ofreciste tu ayuda y (quizá) tengan el asunto en su lista de cosas que hacer. O, en el caso del retorcido silencio, puede que sean más perceptivo sobre ti en el futuro por una culpa del pasado.
Aún cuando no es intuitivo ofrecer asistencia con las tareas de otro, es raramente malo tener un pequeño vistazo adelantado de hacia dónde una persona está yendo; les da un tiempo más amplio para poder aclarar cualquier malentendido (de cualquier lado) y corregirlo.
Refuerzo De Prácticas Positivas
A todos les gusta un cálido reconocimiento. No hay razón para ser tacaño con dar tu aprobación cuando es merecida. Si alguien tiene un buen progreso, dilo. Si un método de código particular fue elegantemente ejecutado, dilo. Si te gusta como algo fue escrito porque disparó una buena imagen mental, aporta con un “lol :)”. Prueba que estás ahí, enterado, y de su lado.
Tomo cada oportunidad para halagar a mis autores más rápidos porque no puedo expresar mi gratitud lo suficiente y secretamente espero que tomen eso como ejemplo y hagan su mejor esfuerzo para mantener un alto estándar por mi.
Ahora, no quiero decir que “hay que pretender que está todo bien”. Si hay algún problema, dilo…pero, dilo en una forma que sea lo más constructiva y no acusadora posible:
No digas:
“No escribiste lo suficiente.”
En cambio, di:
“No puedo publicar algo de menos de 2,500 palabras. ¿Cómo podemos expandir el alcance del contenido?
Puedes ver como la primer declaración es mucho más dura en el cerebro reptiliano defensivo. No hay nada peor en productividad y calidad que sentirse a la defensiva y combativo con un colega (o un jefe).
Usar “Yo” es una técnica muy popular para la resolución de un conflicto, y por buena razón. En el escenario del trabajo en equipo, usar lenguaje positivo, incluso alrededor de situaciones incómodas, nos liga a ser un ser humano cercano. Nota como recomiendo usar “nosotros” para darnos cuenta cómo expandir el artículo. Son tu colega y tú. Somos mi autor y yo, juntos en aventurarnos a dominar el mundo.
En cuanto a usar el castigo como incentivo, olvídalo. No funciona bien para tu gato o perro o hijo, y no funcionará para tus colegas. Si se cometió un error, habla sobre eso en privado, preferentemente uno-en-uno. Humillar públicamente a alguien es peor que el silencio y destruye la relación más rápido que un gato rompiendo papel higiénico. ¿Alguna vez rompiste una hoja de papel higiénico e intentaste unirlo de nuevo? Todos cometen errores, y a nadie les gusta ser desfilado por toda la oficina, virtual o no.
Nunca: Humilles públicamente a alguien.
Sí: Ofrece halagos cuando sean merecidos.
Considera Utilizar (A Veces) Sonrisas (Controversiales)
Es muy, muy difícil leer el tono de una persona desde un texto. Si estás diciendo algo un poco duro en el ego o haciendo una broma, un
:) bien puesto puede ser necesario para caer de picada o, al menos, transformar una potencial llamada a Recursos humanos en una mirada rara.
Añaderé sonrisas, fotos de gatos y un punto de exclamación para el entusiasmo, pero tienes que ser cuidadoso de no hacerlo demasiado y ponerte en la categoría de “el colega poco profesional”. El estatus del colega poco profesional se suele malinterpretar por ser alguien pelele que incita a ser holgazán en la generación de contenido del autor porque “Oh, ella es genial como mis compañeros de bebida, me puedo relajar”. Al menos, en mis peores pesadillas lo es…Puede que esté exagerando.
Sólo no exageres con los emoticones.
Sí: Pon una cara sonriente aquí y allá cuando es necesario.
No: Envíes oraciones enteras que se ven así, ¿sí? :) ¡¡¡Es poco profesional y difícil de leer!!!
Ofrece Incentivos
Esto no necesita mucha explicación. A las personas les gustan los botines, reconocimiento, tarjetas de regalo, y muchas cosas más. Entonces, voy a hacer un experimento. Además de la exposición profesional mencionada anteriormente y desarrollo profesional que viene con publicar un artículo en el Blog de Ingeniería de Toptal, podrás ganar un Premio de Velocidad, digital, con temática gatuna, hecho a mano, y el cual si bien no tiene ningún sentido, ¡te traerá felicidad y orgullo! Se la primer persona en crear un borrador decente, de 2,500 palabras y orientado a la tecnología y enviármelo luego de la publicación de este artículo (querrás comentarme el tema del artículo primero). ¡Buena suerte, autores!
Descargo de Responsabilidad: No escribí este artículo para hacer que los lectores me envíen borradores, ¡genuinamente revisé las recomendaciones que he presentado y encontré resultados mejorados! Obtener borradores sería un bono extra increíble.
P.D. Mención honorable por el artículo en gestionar e inspirar desarrolladores que crearon la analogía de que los desarrolladores sean gatos.
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